Persoonlijke effectiviteit verbeteren: 4 manieren om meer van je capaciteit te benutten

In mijn vorige artikel over persoonlijke effectiviteit maakte ik onderscheid tussen potentieel en capaciteit. Potentieel gaat voor mij over wat er mogelijk is, terwijl capaciteit gaat over hoeveel daarvan je op een bepaald moment daadwerkelijk kunt benutten. Dat onderscheid is belangrijk wanneer je je persoonlijke effectiviteit wilt verbeteren, omdat de oplossing daardoor lang niet altijd hetzelfde is. Soms moet je werkelijk iets ontwikkelen wat nog ontbreekt, terwijl je op een ander moment juist moet voorkomen dat bestaande capaciteit verloren gaat of moet zorgen dat wat al aanwezig is eindelijk wordt omgezet in gedrag.

Daarom kijk ik bij persoonlijke effectiviteit niet automatisch eerst naar planning, focus of discipline. Ik probeer te begrijpen wat er met de beschikbare capaciteit gebeurt. Als ik de verschillende situaties die ik in mijn eigen leven, coaching en trainingen tegenkom terugbreng tot de kern, zie ik daarin vier bewegingen die behoorlijk verschillende oplossingen vragen: Opbouwen, Beschermen, Reduceren en Omzetten. Het interessante is dat je soms jarenlang probeert jezelf op één van die vier manieren te verbeteren, terwijl je werkelijke bottleneck ergens anders zit.

Opbouwen: wat ontbreekt er werkelijk?

Er zijn situaties waarin het antwoord vrij duidelijk is: je kunt iets nog niet of beschikt nog niet over wat nodig is om het gewenste resultaat te bereiken. Dan moet capaciteit worden opgebouwd. Dat kan betekenen dat je kennis nodig hebt, een vaardigheid moet ontwikkelen, ervaring moet opdoen of aan je fysieke of mentale belastbaarheid moet werken. Alleen vind ik het belangrijk om opbouwen breder te zien dan persoonlijke ontwikkeling alleen, omdat capaciteit ook kan toenemen door technologie, een goed systeem, ondersteuning van anderen of een omgeving waarin je beter kunt functioneren.

Mijn eigen ervaring met dyslexie en AI is daar een voorbeeld van. Ik heb niet ineens een compleet ander brein gekregen en mijn dyslexie is ook niet verdwenen. Er is een hulpmiddel beschikbaar gekomen waardoor een bestaande bottleneck in mijn uitvoering veel kleiner wordt. Daardoor kan ik meer van mijn ideeën, kennis en ervaring zelfstandig omzetten in resultaat. Wanneer je onderzoekt wat je moet opbouwen, is de vraag daarom niet alleen wat moet ik nog leren?, maar ook wat je nodig hebt om beter gebruik te kunnen maken van wat er al aanwezig is. En wanneer je daar goed naar kijkt, kun je soms tot de conclusie komen dat er eigenlijk niets hoeft te worden toegevoegd.

Beschermen: onderzoek waarom het juist goed gaat

We zijn gewend om problemen te analyseren. Wanneer onze prestaties teruglopen, willen we weten waarom. Wanneer we weinig energie hebben of voortdurend achter de feiten aanlopen, gaan we op zoek naar de oorzaak. Alleen doen we dat veel minder vaak wanneer het uitzonderlijk goed gaat, terwijl juist die perioden ontzettend veel informatie kunnen bevatten over onze persoonlijke effectiviteit.

Stel dat je een aantal weken achter elkaar veel energie hebt, belangrijke werkzaamheden gemakkelijk afrondt en goede beslissingen neemt. Kijk dan eens wat er in die periode anders is. Misschien heb je meer autonomie, werk je met andere mensen, slaap je beter, heb je minder afspraken, werk je vaker ongestoord of besteed je meer tijd aan werkzaamheden die voor jou werkelijk betekenis hebben. Wanneer je dat ontdekt, ontstaat een totaal andere opdracht. Je hoeft jezelf op dat punt niet te verbeteren; je moet leren herkennen welke omstandigheden bijdragen aan jouw beste functioneren en voorkomen dat je die ongemerkt weer afbreekt. Beschermen is daarmee voor mij net zo goed een vorm van persoonlijke effectiviteit als ontwikkelen.

Reduceren: wat gebruikt capaciteit die je ergens anders nodig hebt?

Een volgende mogelijkheid is dat er voldoende capaciteit aanwezig is, maar dat een gedeelte daarvan voortdurend ergens anders wordt gebruikt. Langdurige stress, onvoldoende herstel, te veel tegelijk doen, conflicten of voortdurende onderbrekingen kunnen allemaal invloed hebben op wat er uiteindelijk overblijft voor het werk of leven waaraan je aandacht wilt geven.

Daarbij maak ik zelf onderscheid tussen afgeleid zijn en afgeleid "ZIJN". Afgeleid zijn is gemakkelijk te herkennen: je wilt geconcentreerd werken, maar ondertussen komen berichten binnen, ligt je telefoon naast je en word je steeds onderbroken. Afgeleid "ZIJN" gaat voor mij een laag dieper. Je kunt namelijk enorm druk, gedisciplineerd en zelfs productief zijn, terwijl een groot gedeelte van je energie terechtkomt in een richting die nauwelijks nog aansluit bij wie je bent en waar je werkelijk naartoe wilt. Op zo'n moment kan een betere planning je zelfs helpen om nóg efficiënter bezig te zijn met iets waarvan je jezelf eigenlijk eerst zou moeten afvragen waarom je het doet.

Daar raakt persoonlijke effectiviteit aan Alignment en aan de vraag wat je werkelijk wilt. Reduceren gaat daardoor voor mij verder dan meldingen uitzetten of minder afspraken plannen. Het gaat over onderzoeken waar jouw aandacht, energie en beschikbare capaciteit structureel naartoe gaan en of dat nog past bij de richting die je voor jezelf wilt creëren. Wanneer je daar duidelijkheid over krijgt, blijft er uiteindelijk nog één beweging over, want beschikbare capaciteit levert pas iets op wanneer je haar ook daadwerkelijk gebruikt.

Omzetten: weten wat je kunt doen is nog iets anders dan het doen

Hier komt voor mij Actie-eigenaarschap in beeld. Daarmee bedoel ik niet dat alles wat je overkomt jouw verantwoordelijkheid is of dat je iedere omstandigheid zelf kunt veranderen. Ik kijk juist naar de situatie zoals die werkelijk is en stel vervolgens de vraag: waar zit binnen deze werkelijkheid mijn eigen handelingsruimte?

Als ik uitleg wat dat voor mij betekent, moet ik altijd denken aan mijn tijd bij de politie. Ik kan me nog goed herinneren dat ik daar als surveillant werk en graag wil doorgroeien naar agent en uiteindelijk hoofdagent. Als je in die tijd naast mij zou staan, zou je alleen meteen zien dat daar een praktisch probleem tussen zit. Volgens het beleid kan een surveillant op dat moment niet doorstromen; surveillant blijft surveillant. Ik zie zelfs collega's met hogere diploma's tegen dezelfde regel aanlopen en zelf heb ik mijn mavo-D nog niet eens. Vanuit de werkelijkheid van dat moment heb ik dus geen enkele garantie dat mijn ambitie ooit mogelijk wordt.

Toch kan ik mezelf die volgende stap wel zien maken en daardoor ontstaat voor mij een heel praktische vraag. Het beleid kan ik niet veranderen en ik weet ook niet of het ooit verandert, maar wat kan ik wél beïnvloeden? Ik besluit mijn mavo-D te gaan halen en ben daar uiteindelijk drie jaar mee bezig. Ondertussen zorg ik ervoor dat ik mijn werk goed doe, resultaten neerzet en goede beoordelingen krijg. Niemand vertelt mij dat er straks een kans komt en ik kan niet weten of die investering ooit leidt tot de functie die ik voor mezelf zie. Wat ik wel kan bepalen, is of ik mezelf in de tussentijd voorbereid.

Dan verandert rond het moment dat ik mijn mavo-D heb het beleid. Er is behoefte aan meer blauw op straat en gemotiveerde surveillanten krijgen ineens de mogelijkheid om door te stromen. Als je op dat moment weer naast mij zou staan, zou je zien waarom die jaren daarvoor zo belangrijk zijn geweest. De mogelijkheid ontstaat pas op dat moment, maar mijn voorbereiding is al gebeurd. Ik kan solliciteren, kom door de selectie, volg vervolgens vier jaar de opleiding en word uiteindelijk hoofdagent.

Als ik je vanuit dat moment weer meeneem naar vandaag, is dat voor mij de essentie van Actie-eigenaarschap. Ik had geen invloed op het beleid en ook geen zekerheid dat het zou veranderen. Ik had wel invloed op wat ik deed met de ruimte die er binnen die werkelijkheid voor mij wél was. Dat is waarom persoonlijke effectiviteit voor mij uiteindelijk altijd terugkomt bij gedrag: inzicht en beschikbare capaciteit krijgen pas betekenis wanneer je ze omzet in een keuze en vervolgens in wat je daadwerkelijk doet.

Welke beweging vraagt jouw situatie?

Wanneer je je persoonlijke effectiviteit wilt verbeteren, zou ik daarom eerst onderzoeken welke van deze vier bewegingen jouw situatie werkelijk vraagt. Misschien ontbreekt er kennis, ervaring, energie, ondersteuning of een hulpmiddel en moet je iets opbouwen. Misschien functioneer je onder bepaalde omstandigheden al uitstekend en is het belangrijker om die voorwaarden te beschermen. Het kan ook zijn dat stress, afleiding, overbelasting of een verkeerde richting voortdurend capaciteit bij je wegtrekt en je iets moet reduceren. En soms weet je al lang genoeg wat er nodig is, zijn de mogelijkheden aanwezig en komt het erop aan dat je die capaciteit daadwerkelijk gaat omzetten in keuzes en gedrag.

Dat is een andere manier van kijken dan jezelf simpelweg vertellen dat je productiever of gedisciplineerder moet worden. Je begint met onderzoeken wat er werkelijk gebeurt, omdat dezelfde zichtbare klacht verschillende oorzaken kan hebben en daardoor ook om een andere oplossing kan vragen. Pas daarna komt de vraag waar jouw eigen handelingsruimte zit en welke eerstvolgende stap daaruit voortkomt. Dat kan een vaardigheid ontwikkelen zijn, ondersteuning organiseren, een grens stellen, beter herstellen, een hulpmiddel inzetten, een keuze maken die je al langere tijd uitstelt of eindelijk uitvoeren wat je eigenlijk al weet.

Zo gaat persoonlijke effectiviteit voor mij uiteindelijk veel verder dan zoveel mogelijk gedaan krijgen. Het gaat erom dat je steeds beter begrijpt wat bepaalt hoeveel van jouw aanwezige potentieel beschikbaar komt, wat daarvan bescherming of ontwikkeling nodig heeft en hoe je dat vervolgens omzet in het leven en werk dat je werkelijk wilt creëren. Wil je eerst onderzoeken waar bij jou mogelijk de belangrijkste bottleneck zit, dan kun je beginnen met de Life Reset Scan. Daarmee kijk je breder naar waar je nu staat voordat je bepaalt wat jouw volgende stap moet zijn.

Onderzoek & bronnen 

• Lowe, C.J. et al. (2017). The neurocognitive consequences of sleep restriction: A meta-analytic review. Neuroscience & Biobehavioral Reviews. De meta-analyse van 61 studies vond negatieve effecten van slaaprestrictie op cognitief functioneren, waaronder volgehouden aandacht en executieve functies. Dit sluit vooral aan bij Beschermen.  
• Rubinstein, J.S., Meyer, D.E. & Evans, J.E. (2001). Onderzoek naar task switching laat zien dat wisselen tussen taken tijd kost en dat die kosten toenemen bij complexere en minder vertrouwde taken. Dit sluit rechtstreeks aan bij Reduceren en het gedeelte over afleiding.  
• Gollwitzer, P.M. & Sheeran, P. (2006). Implementation Intentions and Goal Achievement: A Meta-Analysis of Effects and Processes. Analyse van 94 onafhankelijke tests vond dat concrete if-then-plannen de omzetting van intenties naar doelgericht gedrag en doelbereiking ondersteunen. Dit past rechtstreeks bij Omzetten.