Persoonlijke effectiviteit: wat bepaalt hoe effectief je werkelijk bent?

Als je op internet zoekt naar manieren om je persoonlijke effectiviteit te vergroten, kom je al snel uit bij onderwerpen als beter plannen, duidelijke doelen stellen, meer focus, minder afleiding, productiever werken en meer discipline. Dat zijn op zichzelf allemaal zinvolle onderwerpen en ik werk met verschillende daarvan ook in mijn coaching. Toch merk ik na jarenlang coachen en trainen dat we daarmee vaak beginnen bij wat iemand doet, terwijl er eigenlijk een interessante vraag aan voorafgaat. Hoe kan het namelijk dat je op maandag over precies dezelfde kennis, ervaring en kwaliteiten beschikt als op vrijdag, terwijl er de ene dag nauwelijks iets uit je handen komt en je op een ander moment uitzonderlijk goed functioneert? Je bent in die paar dagen waarschijnlijk niet ineens slimmer geworden en je hebt ook niet opeens jarenlang extra ervaring opgedaan. Er verandert kennelijk iets anders, en juist dat verschil vind ik interessant wanneer we proberen te begrijpen wat persoonlijke effectiviteit werkelijk bepaalt.

Persoonlijke effectiviteit begint voor mij vóór productiviteit

Persoonlijke effectiviteit wordt meestal gekoppeld aan de mate waarin je erin slaagt doelen te bereiken en je tijd, energie, kennis en kwaliteiten daarbij goed te gebruiken. Dat verklaart ook waarom onderwerpen als timemanagement, prioriteiten stellen, focus en productiviteit zo vaak terugkomen. Voor mij ontbreekt daar alleen nog een vraag vóór, namelijk hoeveel van wat er aan kennis, vaardigheden, energie en potentieel aanwezig is op dat moment überhaupt beschikbaar komt om in gedrag en resultaat te worden omgezet.

Dat verschil lijkt misschien klein, maar kijk eens naar je eigen functioneren. Je kunt iets aantoonbaar goed kunnen en er onder hoge druk veel moeilijker bij komen. Je kunt als ondernemer precies weten wat je wilt realiseren en toch merken dat de uitvoering achterblijft omdat je voor bepaalde werkzaamheden vaardigheden, mensen of hulpmiddelen mist. Je kunt binnen het ene team nauwelijks initiatief nemen en in een andere omgeving bijna vanzelf verantwoordelijkheid pakken. Als we alleen kijken naar het uiteindelijke gedrag of resultaat, zien we dus wel wat er gebeurt, maar begrijpen we nog niet automatisch waardoor het gebeurt. Dat sluit aan bij de vraag die ik eerder onderzocht in mijn artikel over persoonlijke groei: wat als je weet dat er meer in je zit dan er op dit moment uitkomt? Om daar verder naar te kunnen kijken, maak ik onderscheid tussen twee begrippen die vaak door elkaar lopen: potentieel en capaciteit.

Potentieel en capaciteit zijn voor mij twee verschillende dingen

Potentieel gaat voor mij over wat er mogelijk is. Capaciteit gaat over hoeveel daarvan je op een bepaald moment daadwerkelijk kunt benutten. Uiteindelijk moet die capaciteit vervolgens ergens zichtbaar worden in wat je doet en in het resultaat dat daaruit ontstaat. Daarom gebruik ik in mijn werk de lijn potentieel → capaciteit → gedrag → resultaat. Wat iemand vandaag laat zien, is daarmee relevant, maar het hoeft nog geen volledige voorspelling te zijn van wat er uiteindelijk mogelijk is.

Ik kan me nog goed herinneren dat ik vanuit het individueel technisch onderwijs probeer verder te komen, terwijl lezen, schrijven en andere schriftelijke handelingen mij door mijn dyslexie veel meer moeite kosten. Als je in die tijd naast mij zou zitten en alleen naar mijn schoolniveau en resultaten zou kijken, zou je waarschijnlijk niet voorspellen dat ik later mijn mavo-D haal en uiteindelijk ook een hbo-opleiding afrond. Ik ervaar op dat moment wel degelijk beperkingen en mijn resultaten zijn wat ze zijn, alleen blijken ze achteraf niet het volledige verhaal te vertellen over wat ik kan ontwikkelen en waar ik uiteindelijk terechtkom.

Als ik je vanuit die periode weer meeneem naar vandaag, is dat een belangrijke reden waarom ik voorzichtig ben met conclusies over wat iemand wel of niet in zich heeft. Wat zichtbaar wordt, geeft informatie over hoe iemand op dat moment functioneert. Het vertelt nog niet automatisch wat er mogelijk wordt wanneer kennis, ervaring, omstandigheden of beschikbare hulpmiddelen veranderen. En juist dat laatste heb ik jaren later op een totaal andere manier opnieuw ervaren.

Soms verandert je capaciteit zonder dat je ineens meer weet

Ideeën bedenken en verbanden zien zijn voor mij nooit het grootste probleem geweest. Door mijn dyslexie kosten schrijven, structureren, grote hoeveelheden informatie verwerken en allerlei schriftelijke handelingen mij alleen veel meer tijd. Daardoor ben ik voor bepaalde onderdelen van de uitvoering lange tijd afhankelijk geweest van andere mensen. De ideeën zijn er dus wel, maar tussen een idee in mijn hoofd en een volledig uitgewerkt resultaat zit een bottleneck.

Met de ontwikkeling van AI en andere digitale hulpmiddelen verandert daar iets in. Als je de afgelopen periode naast mij zou hebben gezeten tijdens mijn werkzaamheden voor REACT Advies & Training, zou je zien dat ik zelfstandig onderzoek doe, strategieën ontwikkel, rapportages opbouw, programma's uitwerk en aan verschillende websites werk. Op een gegeven moment krijg ik van Erik, directeur van REACT Advies & Training, zelfs een compliment over mijn voortvarendheid. Dat woord blijft bij mij hangen, omdat mijn ideeën, ervaring en vermogen om verbanden te leggen in die paar weken natuurlijk niet ineens zijn ontstaan. Wat veranderd is, is mijn mogelijkheid om veel daarvan zelfstandiger en sneller om te zetten in iets wat ook voor anderen zichtbaar wordt.

Als ik daar vanuit vandaag naar kijk, zie ik daardoor nog scherper dat persoonlijke effectiviteit vergroten niet automatisch betekent dat jij als persoon steeds méér moet leren, harder moet werken of meer discipline nodig hebt. Soms moet je werkelijk iets ontwikkelen wat ontbreekt, terwijl er op een ander moment al veel aanwezig is en je vooral moet ontdekken waardoor je daar onvoldoende gebruik van kunt maken. De vraag wordt dan natuurlijk hoe je kunt bepalen welke van die twee situaties bij jou speelt, en daarvoor gebruik ik een principe dat al veel langer onderdeel is van mijn werk.

Alles is informatie, maar informatie vraagt om onderzoek

Een uitspraak die ik al jarenlang gebruik in mijn trainingen rond agressie- en emotieregulatie is alles is informatie. Wanneer iemand weinig initiatief laat zien, is dat informatie. Wanneer iemand zijn plannen steeds uitstelt, is dat ook informatie. En wanneer iemand zich moeilijk kan concentreren, vertelt dat eveneens iets. Alleen maken we van zulke waarnemingen vrij gemakkelijk conclusies als hij is ongemotiveerd, ik ben een uitsteller of zij kan zich gewoon niet concentreren. Op dat moment zijn we ongemerkt van waarnemen naar verklaren gegaan.

Voor mij vertelt wat zichtbaar wordt vooral dát er iets gebeurt. Het vertelt je nog niet automatisch wát eronder gebeurt. Daarom is het ook bij gedrag veranderen belangrijk om eerst te begrijpen wat het bestaande gedrag beïnvloedt, omdat je anders een oplossing kunt kiezen voordat je het werkelijke probleem goed hebt onderzocht. Een van de eenvoudigste manieren om dat onderzoek te verdiepen is door niet alleen te kijken naar waar iets misgaat, maar juist naar het contrast: waar lukt precies hetzelfde wél?

Leg twee versies van jezelf eens naast elkaar

Wanneer iemand tegen mij zegt dat hij niet sociaal is, wil ik bijvoorbeeld weten of dat werkelijk overal zo is. Misschien zie ik dezelfde persoon tussen goede vrienden ontspannen praten, grappen maken en gemakkelijk contact leggen. Daarmee weet ik nog niet waarom het in een andere omgeving moeilijker gaat, maar ik weet inmiddels wel dat ik ben niet sociaal onvoldoende verklaart wat er gebeurt. Kennelijk verandert er iets waardoor hetzelfde vermogen in de ene situatie gemakkelijker beschikbaar komt dan in de andere.

Je kunt diezelfde manier van kijken gebruiken voor je persoonlijke effectiviteit. Neem een periode waarin er veel minder uit je handen kwam dan je van jezelf verwachtte en leg die naast een periode waarin je juist scherp, energiek en effectief functioneerde. Onderzoek vervolgens rustig wat er tussen die twee situaties verandert. Hoe ziet je omgeving eruit, met wie werk je, hoeveel energie heb je, welke hulpmiddelen zijn beschikbaar, hoeveel autonomie ervaar je, waar gaat je aandacht naartoe en hoeveel betekenis heeft datgene waarmee je bezig bent? Daarmee onderzoek je niet alleen waarom het soms minder goed gaat, maar ook waarom het op andere momenten uitzonderlijk goed gaat. Juist die goede perioden bevatten waardevolle informatie, omdat je daarin kunt ontdekken welke voorwaarden je misschien veel bewuster zou moeten beschermen.

Als je op die manier gaat kijken, verandert ook de vraag waarmee je persoonlijke effectiviteit probeert te verbeteren. Je hoeft dan niet onmiddellijk op zoek naar een nieuwe agenda, productiviteitsmethode of strengere vorm van discipline. Misschien ontbreekt er werkelijk iets dat je moet ontwikkelen, misschien moet je juist iets beschermen wat al goed werkt, misschien trekt iets voortdurend capaciteit bij je weg, of misschien is er voldoende aanwezig maar wordt die capaciteit onvoldoende omgezet in keuzes en gedrag. Daarmee komen we vanzelf bij de praktische vervolgvraag van dit artikel: als capaciteit mede bepaalt hoeveel van je potentieel uiteindelijk zichtbaar wordt, wat kun je dan concreet doen om meer van die capaciteit beschikbaar te maken en te benutten?

Daar ga ik verder op in in het vervolgartikel Persoonlijke effectiviteit verbeteren: 4 manieren om meer van je capaciteit te benutten. Wil je eerst breder onderzoeken waar bij jou mogelijk het verschil zit tussen wat er aanwezig is en wat er daadwerkelijk uitkomt, dan kun je ook beginnen met de Life Reset Scan. Daarmee verzamel je eerst informatie over waar je nu staat, zodat je gerichter kunt bepalen waar voor jou de belangrijkste ruimte voor verandering zit.

Onderzoek & bronnen 

• Arnsten, A.F.T. (2009). Stress signalling pathways that impair prefrontal cortex structure and function. Nature Reviews Neuroscience, 10, 410–422. Onderbouwt dat stress invloed kan hebben op prefrontale functies die betrokken zijn bij onder andere aandacht, werkgeheugen en gedragsregulatie.  
• Lim, J. & Dinges, D.F. (2010). A meta-analysis of the impact of short-term sleep deprivation on cognitive variables. Psychological Bulletin, 136(3), 375–389. Meta-analyse van 70 artikelen laat zien dat slaaptekort verschillende cognitieve prestaties kan beïnvloeden, waaronder aandacht en werkgeheugen.  
• Sitzmann, T. & Ely, K. (2011). A meta-analysis of self-regulated learning in work-related training and educational attainment. Onderzoek over 430 datasets en ruim 90.000 deelnemers waarin onder meer self-efficacy, inspanning en volharding samenhangen met leren en ontwikkeling.